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ZTD: la productividad sencilla

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Zen To Done

Zen To Done


Es sobre los hábitos y el hacer, no el sistema o las herramientas.- Leo Babauta

ZTD captura el espíritu esencial del nuevo sistema: el espíritu de la simplicidad, de un foco en el hacer, en el aquí y ahora, en lugar de la planificación y el sistema.- Leo Babauta

Leo Babauta se convirtió, de la noche a la mañana, en un gurú de la productividad gracias a una reflexión y una “versión” simplificada del sistema GTD (Getting Things Done), de David Allen. Uno de los principales obstáculos que identificó en GTD, es la imposición antinatural de muchos hábitos, y por ello confeccionó una lista de 10 hábitos que son graduales y sencillos de implementar. Si quieres ser productivo, y quieres hacerlo de una forma sencilla y natural, ZTD es el sistema de productividad que andabas buscando.
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La ejecución de tareas en GTD

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Checklist

“Si ya sabes lo que hay que hacer y no lo haces, entonces estás peor que antes”.- Confucio

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La revisión en GTD

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Revisión en GTD

Para que todo el sistema sea eficiente debe haber una revisión rutinaria y continuada del mismo, a fin de tener el control y saber en todo momento qué tenemos, qué hacer con ello, cuándo gestionar algún cambio o cuándo ejecutar algo.

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20 herramientas indispensables para mejorar la productividad

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Sea cual sea tu método de organización, hay una herramienta indicada para sacar el mayor provecho a tu trabajo y ser más productivo. La siguiente colección de herramientas son una valoración personal y objetiva sobre las mejores que he encontrado a lo largo de mi carrera profesional, y basada en mi experiencia. Mi consejo es que las pruebes y decidas tú mismo cuál se adapta mejor a tu forma de trabajo, independientemente de la nota con la que he calificado la herramienta.

Navaja Suiza

He clasificado todas las herramientas en diferentes categorías funcionales:

  • Notas Gestión de notas.
  • ToDo Lista To Do (por hacer), o lista de tareas.
  • ToDo avanzado List To Do (por hacer) con funcionalidades avanzadas.
  • Kanban Tableros Kanvan, en donde las tareas van cambiando de flujo o estado.

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Caso práctico en GTD

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A continuación se expone un ejemplo práctico para entender cómo funcionan los principios de la recopilación, el procesamiento y la organización.

Curso de GTD
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La organización en GTD

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El procesamiento da las respuestas para organizar las cosas, clasificadas en dos posibles grupos: sin acción y con acción. Observando el diagrama de flujo del procesamiento, se observan unos procesos coloreados de color negro (ver artículo anterior: Procesamiento en GTD). Dichos procesos conforman el sistema de organización.

GTD Organization
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El procesamiento en GTD

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En el momento en que se recopilan las cosas, éstas son imprecisas e incompletas, meros bocetos que captaron nuestra atención para su consideración. Más adelante, se procesan las cosas que hay en la bandeja de entrada, recuperando cada cosa, tomando conciencia de qué es realmente, planteando si requiere de alguna acción y decidiendo qué hacer en consecuencia.

El procesamiento implica realizar un filtro para conocer qué se ha recopilado, si es útil y decidir cuándo debe ejecutarse. El objetivo final es tener claro qué tenemos y qué hacer con ello, además de vaciar la bandeja de entrada para nuevas recopilaciones.

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