La captura es un proceso esencial a la hora de gestionar nuestra productividad. De hecho, es el primer proceso y, además, uno de los más importantes. Un uso eficiente de la captura asegurará, en gran medida, el éxito de nuestro trabajo.

CONCEPTOS

El concepto es básico: capturar rápidamente todo aquello que nos surja: ideas, tareas, etc. De esta manera, evitamos cualquier olvido, descargamos a nuestra mente de preocupaciones y aseguramos la existencia y la localización de de nuestras ideas y tareas.

La captura debe ser lo más instantánea posible, minimizando las interrupciones en nuestro trabajo. Cuanto menos tiempo la captura consuma, menos impacto tendrá la interrupción y mayor concentración mantendremos para continuar.

LISTAS

La captura se registra o se almacena en una o varias listas. Tras varios años de trabajo, he reducido mi número de listas a dos: “TAREAS” e “IDEAS”. Mi consejo es que identifiques qué listas puedes necesitar. A medida que trabajes con ellas, podrás ir ajustando las listas a tus necesidades y a tu forma de trabajar.

La lista “TAREAS” me permite capturar todas aquellas cosas que requieren de una acción, ya sea a corto, medio o largo plazo. La lista “IDEAS” me permite capturar cosas que no requieren de una acción hasta que sean evaluadas y viables, tales como ideas, pensamientos, posibles proyectos, etc. Más adelante, si la idea es viable y se convierte en acciones, se capturarían éstas en la lista “TAREAS” y se eliminaría de la lista “IDEAS”.

En sistemas como GTD, la captura se realiza en una única bandeja de entrada o canasto. Más adelante, mediante un procesamiento, se decide qué hacer con lo que se captura, moviéndolo entre diferentes listas a medida que lo va requiriendo. Este movimiento entre listas se puede repetir según la tarea. Por ejemplo, una tarea puede moverse de la bandeja de entrada a la lista “algún día”. Más adelante, esta tarea puede pasar a la lista “próximo”. Por último, cuando la tarea se ha terminado, se movería a la lista “realizado”.

Con el tiempo, he simplificado el proceso, ahorrando mucho tiempo y acortando los pasos. Cuando surge algo, enseguida evalúo si es una tarea o una idea, y lo capturo en la lista correspondiente, como si fuera una bandeja. No necesito un proceso posterior para clasificar lo que he capturado ni moverlo a otra lista. Todo queda, de principio a fin, en las dos listas.

Siempre llevo en el bolsillo un pequeño bloc o cuaderno. Mi lista de tareas se encuentra en un lado del cuaderno (página 1 en adelante) y mi lista de ideas se encuentra en el otro lado del cuaderno (última página hacia atrás). A medida que capturo, lo hago al final de cada lista, añadiendo una única línea de texto.

SEMANTICA DE LA CAPTURA

Es muy importante que la captura sea muy espontánea y breve, mitigando las interrupciones lo máximo posible. Para ello, el texto no debería ocupar más de una línea, a ser posible, utilizando entre 1 y 6 palabras de gran carga semántica. Un buen punto de partida sería utilizar únicamente las palabras más relevantes, evitando las menos relevantes.
– Pago (del) alquiler (del mes de) Mayo (de 2014)
– (Introducción de horas de) incurridos (en la) hoja (de cálculo de) seguimiento

Otra técnica muy efectiva sería empezar el texto con un verbo, el cual contiene toda la acción a realizar:
– Llamar Luis
– Extraer datos semanales

Otro consejo sería omitir artículos, adverbios y elementos gramaticales de los que se puede prescindir:
– Buscar viajes (en) Costa Brava
– Reservar (un) vuelo (a) Londres
– Extraer (los) datos (de) disponibilidad (del) 1-(al)6 (de) Mayo

CONCLUSIONES

  • La captura ha de ser simple, espontánea y efectiva.
  • El texto de la captura ha de ser minimalista pero con gran carga semántica. Ha de decir muy mucho con muy poco.
  • Las capturas han de realizarse en el menor número posible de listas, intentando evitar lo máximo posible el movimiento entre éstas, ahorrando tiempos y esfuerzos, con el fin de concentrarnos más en la gestión y en la ejecución de lo capturado.
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