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TODO List

TODO List

En el artículo anterior aprendimos el formato completo de una lista de tareas, así como las propiedades que una tarea puede tener. En este artículo aprenderemos a gestionar la lista de forma eficaz.

PLANIFICACION

Según surgen las tareas, anotamos o recopilamos éstas en una lista general, llamada bandeja de entrada o inbox. Para trabajar en el día a día, es necesario revisar el inbox, decidir y extraer las tareas que se van a ejecutar hoy. Para ello:

  • Reserva los 10 o 15 primeros minutos de cada día para planificar tu jornada.

  • Crea una lista de tareas llamada “HOY”.

  • Revisa tu agenda y añade a “HOY” las tareas ya programadas.
  • Revisa las tareas de tu inbox.

  • Las primeras horas del día suelen ser las más productivas. Reserva las primeras horas para las tareas más importantes y urgentes, aquellas que requieren más concentración y esfuerzo.
  • Incluye aquellas tareas que quedaron pendientes de finalizar ayer.
  • La últimas horas no suelen ser muy productivas. Reserva las últimas horas para tareas menos importantes y que requieran menos esfuerzo y concentración.
  • Reserva al menos una franja de media hora para despachar microtareas. Las microtareas requieren menos de cinco minutos para su ejecución.
  • No llenes todas las horas del día. Deja huecos libres para afrontar retrasos, imprevistos y descansos.
  • Como recompensa, reserva una tarea exclusiva para las distracciones al final de la jornada: revisar el correo, consultar cosas por internet, uso de las redes sociales, etc.
  • Elimina del inbox las tareas que se encuentren en la lista “HOY”.

EJECUCION

  • La lista “HOY” debe estar siempre a la vista.
  • Revisa constantemente esta lista, siguiendo el plan marcado.
  • Pon el foco siempre en la tarea actual.
  • Las interrupciones no deben durar más de un minuto.
  • Evita las distracciones hasta que les llegue su turno.
  • Actualiza el estado de las tareas.
  • Busca breves descansos tras ratos de trabajo intenso, para que la mente se refresque y pueda seguir rindiendo con eficacia. La técnica Pomodoro es una buena referencia.
  • Si una tarea importante queda paralizada por alguna dependencia, pasa a la siguiente tarea importante.
  • Si terminas una tarea importante antes de tiempo, toma un breve descanso como recompensa, y aprovecha el tiempo restante para despachar microtareas o adelantar tareas menos importantes.
  • La última tarea del día debería ser una revisión de la lista “HOY”. Además de reflexionar sobre los avances y las posibles desviaciones del plan, retorna al inbox aquellas tareas que hayan quedado pendientes de ejecutar.

CONCLUSIÓN

La clave para gestionar eficientemente las tareas es adquirir el hábito de la constancia. Si realizas diariamente una planificación, una revisión y una ejecución organizada de las tareas, tendrás todo hecho con menos esfuerzo y con los mejores resultados, siendo productivo y eficiente.

 

 

¿Cuál es tu sistema para gestionar listas de tareas? ¿Quieres compartir algún truco o técnica personal?

 

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