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Formato de Lista de Tareas

Formato de Lista de Tareas

La lista de tareas es un recurso inestimable de organización personal, que nos permite revisar, procesar, gestionar y planificar nuestras tareas. Su éxito va a depender mucho del uso que le demos, así como también de algunos conceptos y técnicas elementales.

FORMATO DE LA LISTA DE TAREAS

El uso de la lista de tareas debe ser muy sencillo, rápido, versátil y eficiente. Debe tomar el menor tiempo posible para no perder el foco ni la concentración de las tareas.

Durante años he ido afinando un formato de tarea que es muy útil y no necesita de herramientas especiales. Puede utilizarse mediante un simple papel y un bolígrafo, mediante un bloc de notas o mediante una hoja de cálculo. Dicho formato es el siguiente:

[e] aaaammdd hh:mm !iu @contexto TAREA #etiquetas

Donde:

  • [e] representa el estado de la tarea (nota: puede utilizarse un cuadrado en lugar de corchetes):
    • [(vacío)] SIN COMENZAR
    • [·] SIGUIENTE
    • [/] EN CURSO
    • [#] CANCELADA/ELIMINADA
    • [X] COMPLETADA
  • aaaammdd hh:mm representa la fecha y/u hora de compromiso para la tarea. Si no se conoce, dejar un espacio para su posible uso posterior. La hora sería opcional, y tendría sentido para reuniones, citas, entrevistas, vuelos, etc.
  • !iu representa el nivel de importancia (i) y de urgencia (u) de la tarea, representado por un único dígito: 1 (poco), 2 (normal) ó 3 (mucho). Cuanto mayor valor tenga el número de dos dígitos, más prioridad tiene.
  • @contexto representa el lugar o la herramienta en la se ejecuta la tarea. Los más habituales son: @oficina, @casa, @cliente, @telefono, etc.
  • TAREA es la descripción de la tarea. Esta ha de ser muy corta, concisa y clara, como máximo 10 palabras. Recomiendo empezar con un verbo en infinitivo seguido de un nombre. Adicionalmente, añadir algún adjetivo para complementar el nombre. Evitar los artículos, preposiciones y conjunciones. Cada tarea debería ocupar una única línea en nuestra lista.
  • #etiqueta es un nombre que sirve para categorizar la tarea, y tiene una función similar a una lista. Debe tener una única palabra, y no debería utilizarse más de 3 etiquetas para una tarea. Ejemplos: #idea, #informe, #reunión, #comité, etc

TAREAS COMPLEJAS

Una tarea compleja (o proyecto) está compuesta de varias subtareas. Este tipo de tareas se representa de la siguiente manera:

  • La primera línea contendrá el nombre y las propiedades principales. El nombre se escribirá completamente en mayúsculas.
  • Las subtareas se detallan debajo, indentadas (con tabulación) a la derecha de la tarea compleja a la que pertenece. Se escribe en minúsculas.
  • Una subtarea puede ser, a su vez, una tarea compleja. En ese caso se aplicaría el punto 1. Se recomienda no tener más de tres niveles de tareas complejas.
  • Lo más probable es que las subtareas compartan algunas propiedades de la tarea compleja, tales como el contexto y las etiquetas, por lo que no es necesario repetirlas.

 

¿Cuál es el formato de tu lista de tareas? ¿Tienes algún consejo interesante y útil? Deja un comentario.

 

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