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Gestión eficaz del Email

Tanto si usas el email para el trabajo como para tu vida privada, estos diez consejos te ayudarán a gestionarlo de una manera eficaz.

  1. Nunca uses el email para asuntos urgentes. Es más efectiva una llamada telefónica o hablar en persona.
  2. Escribe tus emails como si los leyeras sin saber nada. El email es un canal de comunicación impersonal en donde no hay lenguaje no verbal. No seas implícito y evitarás malentendidos innecesarios.
  3. Si la multitarea no existe, ¿por qué te empeñas en atender y gestionar el email a la vez que realizas otras tareas? Enfoca tu mente en esas tareas. Desactiva las notificaciones o cierra el email. Evitarás distracciones, preocupaciones y estrés.
  4. Dedica una tarea exclusiva para la gestión del email. Reserva en tu agenda de dos a cuatro bloques diarios de 15 a 30 minutos.
  5. Procura una bandeja de entrada lo más limpia posible. Todo email que no tenga que ver con tu trabajo provoca ruido, distracción y pérdida de tiempo. Revisa tus newsletters y suscripciones a noticias. Desinscríbete de aquellas que no son importantes. Migra tus noticias a lectores de feeds.
  6. La revisión debe realizarse siempre del email más reciente al más antiguo. Cuando encuentres un email encadenado, podrás leer la secuencia de todos los emails de una vez, y así trabajar y contestar en el contexto más actualizado.
  7. En la revisión, despacha las microtareas. Si un email requiere una respuesta inmediata o una tarea que suponga una acción de tres minutos o menos, házlo inmediatamente. Evita la procrastinación.
  8. En la revisión, procesa y clasifica. Cuando encuentres un email que es informativo y no requiere de acción, muévelo a la carpeta organizativa correspondiente. Si el email es una tarea, muévelo a la carpeta “Próximo” (si requiere una acción para hoy o mañana) o a la carpeta “En cola” (si no es urgente).
  9. Cuando estés molesto, enojado o estresado, no envíes el email: guárdalo como borrador. Más tarde, con la mente más fría, revisa el email y modifícalo en un tono más amistoso. Evitarás conflictos desmedidos y tomarás decisiones más acertadas.
  10. Lee tu email tres veces antes de enviarlo. Además de reducir errores, mejorarás el mensaje, recordarás cosas que se olvidaron y tendrás la mente despreocupada para acometer otras tareas.

¿Qué te parecen estos consejos? ¿Tienes algún otro consejo para compartir?

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