Tomando notas

Tomando notas

El éxito o el fracaso en nuestro trabajo puede depender de una simple nota. Tomar notas correctamente es una tarea sencilla que garantiza el entendimiento de los temas anotados, así como también la productividad y la eficiencia del trabajo que emana posteriormente.

Estás en una reunión importante. Empiezas a tomar notas. No quieres que se te escape ningún detalle. Sin embargo, el orador habla muy deprisa comparado con tu velocidad de escritura. El orador ha empezado otro punto importante , pero aún no has terminado de anotar el punto anterior. Vas retrasándote y optas por dejar algún punto a medias, con la seguridad de que te acordarás de él en un descanso. Cuando terminas la reunión, dejas tus notas para después. Cuando las revisas para escribir el acta o para iniciar las tareas que se han generado en la reunion, te das cuenta de que no tienes las cosas tan frescas en tu memoria. Parece no haber coherencia en algunos puntos. Te cuesta enlazar tus notas para entender qué se dijo. También te das cuenta de que apuntaste cosas como un robot, sin entender nada, tan sólo concentrado en escribir y escribir…

Existen varias técnicas o métodos para tomar notas, pero aquí voy a exponer la técnica que yo utilizo, la cual es una mixtura de mejores prácticas de preparación, organización y de toma de notas. Esta técnica se puede aplicar a cualquier ámbito (trabajo, estudios, etc), y no requiere de conocimientos ni de herramientas avanzados.

Preparación

  • Estudia e infórmate mínimamente sobre el tema antes de la reunión. Con los conceptos en mente, tomar notas será mucho más fácil y ágil. Al entender lo que dice el orador, le prestas más atención, entiendes mejor su exposición y escribes menos cosas innecesarias.
  • Material:
    • Herramientas no tecnológicas:
      • Papel. Recomiendo cuadernos, blocs u hojas sueltas, con un tamaño mínimo de A5, recomendable A4, y a ser posible con líneas.
      • Lápiz o portaminas. Al escribir notas, tanto el orador como nosotros, podemos equivocarnos y puede ser necesario borrar o tachar errores.
      • Goma de borrar.
      • Bolígrafo. Si no tenemos lápiz, utilizar un bolígrafo, preferentemente de color azul o negro.
    • Herramientas tecnológicas: Un procesador de textos
  • Organización de la página:
    • Título: En la parte superior izquierda, escribir, en mayúsculas, escribir el tema objeto. Por ejemplo: “REUNION DE SEGUIMIENTO …”, “COMITE …”, “CONFERENCIA …”, “CURSO …”, “WEBMINAR …”, etc.
    • Fecha: En la parte superior derecha, escribir la fecha.
    • Página: En la parte inferior, en el centro, escribir el número de página de la hoja.
    • Áreas para las notas (método Cornell):
      • Palabras clave: En la parte izquierda, reserva, aproximadamente, un cuarto del ancho de la página para anotar palabras clave sobre las notas que hay en el área de notas.
      • Notas: En la parte derecha, la tres cuartas partes del ancho de la página se reservarán para las notas.
      • Síntesis: En la parte inferior, reserva como una sexta o séptima parte del alto de la página y el ancho total, para escribir la síntesis o resumen de las notas. No debería tomar más de 3 ó 5 líneas de texto.
  • Define tus abreviaturas. Para ganar rapidez tomando notas, el uso de abreviaturas es una gran ayuda. Define un juego sencillo y fácil de recordar, y, sobre todo, natural con tu forma de expresarte. Por ejemplo: “=” por “igual (a)”, “>” por “mayor que”, “-te” por sufijo “-mente”, “Att.” por “Atentamente”, “ppio” por “en principio”, “X” por “por” o “para”, etc.
Organización del papel para la toma de Notas

Organización del papel para la toma de Notas

Tomando notas

  • Escucha antes de anotar. No lo anotes todo como un robot: resume lo relevante con entendimiento. Presta mucha atención a lo que dice el orador y apunta solamente pequeñas frases resumidas con lo más importante. Es mejor entender lo que dice el orador sobre un punto en concreto y tenerlo resumido en una frase, que tener una página entera escrita y no entender nada. Las mejores notas son el resultado de una buena escucha.
  • Esquematiza tus notas. Organiza los temas y subtemas, indentando (aplicando sangría) el texto, en forma de viñetas. Para ganar claridad, es recomendable un límite de tres niveles, resaltando el tema. Por ejemplo, el primer nivel podría ser precedido por un cuadrado relleno y el texto del en mayúsculas y subrayado. El segundo nivel podría ser precedido de un círculo sin rellenar y el texto del tema en mayúsculas, pero no subrayado. El tercer nivel podría estar precedido por un guión y con texto normal. Los niveles también pueden estar numerados (1, 1.1, 2.1.2). El propósito es organizar las notas por temas y obtener el entendimiento para relacionar éstos a distintos niveles.
  • Aprovecha los recursos preliminares. Si la reunión tiene puntos del día en una convocatoria, utiliza estos puntos como estructura o esquema de temas para tus notas. Si la reunión utiliza una presentación y ésta está bien organizada por puntos o temas importantes, aprovecha éstos con el mismo fin para tus notas.
  • Identifica las notas a partir del lenguaje verbal y no verbal del orador. El orador también da pistas para identificar qué cosas hemos de anotar, identificar como temas, etc. Hay expresiones tales como: “esto es importante”, “apuntad esto”, “en resumen”, “concluyendo”, “a destacar”, “hay que tener en cuenta que”, “no hay que olvidar que”, etc. También hay que prestar atención a cambios de voz, a palabras o frases que repite, o cuando realiza gestos muy enfatizados.
  • Anota lo evidente. Hay cosas que son evidentes anotar, tales como fechas, eventos, objetivos, tareas importantes y/o urgentes, anotaciones del orador en la pizarra, esquemas o diagramas de diapositivas, ejemplos, fórmulas, etc.
  • Utiliza tu juego de abreviaturas. Ganarás mucha velocidad y te permitirá anotar más palabras que pueden ser necesarias y útiles.
  • Identifica y resalta las notas útiles. Hay notas con un significado especial e importante, que son utilizadas para fines concretos en nuestro trabajo. Berto Pena, experto en productividad, identificó y propuso las que se exponen a continuación:
    • [ ] Tarea / Accción
    • ! Importante
    • * Idea / propuesta
    • @ Asignar a (otra persona)
    • # Referencia / A Consultar / A Investigar
  • Cada vez que puedas, dibuja. Aprovecha las pausas y las repeticiones para dibujar. Esta tarea es muy creativa, transmitiendo los conceptos a un lenguaje visual muy sencillo de interpretar y de entender (pensamiento visual). No hay que ser un Leonardo Da Vinci. Sólo se requieren garabatos, símbolos o formas básicas, junto a flechas que relacionen conceptos e ideas. Otra ventaja de dibujar es refrescar tu cerebro, darle más perspectiva para entender los datos, y prepararlo para anotar más información.
  • "Drawing Hands" -  Maurits Cornelis Escher

    “Drawing Hands” – Maurits Cornelis Escher

  • Deja espacios para tus notas. No intentes aprovechar todo el papel. Cada vez que empieces un tema o un subtema, deja algo de espacio. Si hay que volver atrás para añadir algo (por ejemplo, aclaraciones o información adicional, a la hora de revisar las notas), podrás hacerlo en el lugar que le corresponde, no aparte.
  • Sintetiza tus notas en palabras clave. Cuando tengas tus notas, sintentiza cada tema en una o varias palabras clave, anotándolas a la izquierda, en el área de palabras clave. Esto te permitirá encontrar rápidamente tus notas, a modo de índice. Además, cuando clasificas, te ayuda a recordar y a entender mejor las notas.

Utilidad de las notas

Tomar notas es importante, pero lo es mucho más el saber qué hacer con las notas.

  • Procesa tus notas inmediatamente después de tomarlas. Cuando acabe la reunión, la conferencia, la clase, etc., con todos los conceptos frescos, revisa y procesa tus notas, o en menos de una hora habrás olvidado la mayor parte de ellas.
    • Revisa tus notas. Repasa tus notas para refrescar la memoria, buscar y corregir incoherencias, consolidar y añadir detalles que complementen la información, entender todo el conjunto de temas, establecer relaciones, consolidar la estructura del esquema, añadir palabras clave a la izquierda y/o resumir todo en el área de síntesis, .
    • Procesa tus notas. Con la foto del conjunto, ya puedes tomar decisiones sobre lo que hacer con cada nota. Revisa nuevamente las notas y resalta las más importantes (utiliza un rotulador resaltador, subraya con bolígrafo, escribe con bolígrafo rojo lo más urgente, escribe en distintos colores con rotulador o bolígrafo, etc).
    • Organiza tus notas. Clasifica las notas según su utilidad.
      • Organización por Cuadrante. Berto Pena propuso organizar las notas en un cuadrante simple (cuadrado dividido en cuatro cuadrados mediante una cruz), según su utilidad. Su propuesta era utilizarlo como herramienta durante la toma de notas. Personalmente prefiero usarlo después de procesarlo, una vez haya procesado las notas y tenga la visión de todo el conjunto. Los cuadrantes que propuso fueron los siguientes: IDEAS, TAREAS, ASIGNAR A e INVESTIGAR.
      • Organización por Matriz. Es una variante que he implementado para clasificar y ver de un vistazo las notas más relevantes. Se trata de una tabla, cuyas filas representan cada uno de los temas de primer nivel. Las columnas serían las siguientes: IMPORTANTE, TAREAS, IDEAS, CONSULTAR (y, excepcionalmente, si procede, OTROS). Esta configuración me es muy útil a mi, pero puedes configurar la matriz acorde a tus necesidades.
      • Mapa mental. Me encantan los mapas mentales, pues permiten organizar visualmente el pensamiento y las notas. En este caso, puedes dibujar un mapa mental, tomando el asunto (reunión, clase, etc.) como punto central, crear las primeras ramas a partir del primer nivel de temas, las segundas ramas a partir del segundo nivel, las terceras ramas a partir del tercer nivel, y una síntesis de cada nota como último nivel del mapa. Si se utiliza bien la nomenclatura de mapas mentales, se pueden abrir nuevas posibilidades que no se tuvieron en cuenta. Por ejemplo, si una de las notas era: “Preparación Proyecto XXX”, cada palabra corresponde a un nivel/subnivel en la misma rama, pero puede abrirse para (por ejemplo) que el nodo “Preparación” pueda tener más subniveles, tales como “Proyecto”, “Informe” o “Migración”. A su vez, estos nodos pueden abrir nuevos nodos no previstos, así, el nodo “Proyecto” podría tener los subniveles “XXX”, “YYY” o “ZZZ”.
    • Gestiona tus notas. Redacta el acta, toma decisiones sobre puntos que lo necesiten, lleva tareas a la agenda o a las listas correspondientes, genera y planifica proyectos (conjuntos de tareas), delega acciones a personas, clasifica las ideas, busca más información sobre las referencias anotadas, pregunta las dudas, documenta las resoluciones tomadas, etc. Si las notas son apuntes, clasifica y organiza éstas junto al material de estudio.
  • Repasa las notas. Las notas registran información sobre la cual se toman decisiones y generan acciones. En el caso de los estudios, suponen una base e información complementaria del material de estudio. Debido a esta importancia, es necesario repasar y refrescar sus contenidos, hasta que la totalidad de éstos ya no sean necesarios. Además, las notas pueden servir de referencia histórica o de hemeroteca en un momento dado, por lo que es útil saber que cierta información fue registrada en una nota.

¿Has probado ya este sistema para tomar notas de forma eficiente? ¿Qué te ha parecido? ¿Crees que puede mejorarse?

 

 

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