Se acaba de actualizar “Lista de Tareas Optimizada” a su versión 1.4. Se trata de una hoja de cálculo Excel dotada con funcionalidades sencillas, prácticas y potentes para ayudarte a gestionar eficazmente tus listas de tareas. Esta herramienta incluye mejoras visuales y de avisos (columna VENCIMIENTO), añadiendo una experiencia de usuario agradable, sencilla, eficaz, rápida y centrada en lo importante: gestionar y ejecutar tareas

ListaTareas-Excel-v1.4

Su uso es muy sencillo:

  • Cuando te surja una idea o una acción, anótala inmediatamente en la columna “TAREA” (H)
  • Cuando revises las tareas, especifica el estado (columna “ESTADO” (B)), la importancia (columna “IMP” (C)), la urgencia (columna “URG” (D)) y el contexto (columna “CONTEXTO” (G)).
  • Indica la fecha prevista de finalización o, si es un evento o una reunión, la fecha de la convocatoria (columna “FECHA” (E)).
  • Si se trata de un evento o reunión, especifica la hora de la convocatoria (columna “HORA” (F))
  • Las etiquetas te permitirán organizar, clasificar y buscar rápidamente las tareas. Puedes especificar hasta 3 etiquetas (columnas “ETIQ1” (I), “ETIQ2” (J) y “ETIQ3” (K)).
  • El campo “COMENTARIO” (N), te permitirá agregar notas. Por ejemplo: factores a tener en cuenta a la hora de ejecutar la tarea, propósitos y objetivos, registro de los sucesos que han ocurrido y que han impactado en la ejecución de la tarea, etc.
  • Cuando acabes una tarea, además de poner el estado a “TERMINADO”, incluye la fecha de finalización en la columna “FIN REAL” (L).
  • La columna “VENCIMIENTO” muestra, de forma automática, qué pasa con la tarea: cuánto tiempo queda para llevarla a cabo (dentro de x días, Hoy, Mañana…), si va con retraso, o la desviación frente a lo previsto (en el caso de que esté terminada con retrasos).
  • Cuando tengas muchas tareas, puedes filtrar por el criterio que más se ajuste a tus necesidades de visualización: contexto, vencimiento, etiquetas, estado, importancia, urgencia, fecha…
  • Un truco: para visualizar las tareas en el orden aconsejable de ejecución: 1) quita los filtros (menú Datos, y opción Borrar (filtro)). 2) seleccionar todas las tareas (clic en la primera celda de cabecera, a la izquierda de “A” y encima de “1”). 3) Ordena por el peso de las tareas (menú Datos, opción Ordenar, ordenar por PESO, según valores, criterio de mayor a menor)

Puedes descargarte “Lista de Tareas Optimizada v1.4” en el siguiente enlace: http://dl.dropbox.com/u/605683/OTL/ListaDeTareasOptimizada-v1.4.1.xlsx

Para conocer mejor “Lista de Tareas Optimizada”, te recomiendo leer el artículo: Gestiona eficazmente tus listas de tareas con esta Excel gratuita

Si ya has probado esta herramienta, ¿qué te ha parecido? ¿Qué cosas crees que se pueden mejorar?

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