Estado de las tareas

Estado de las tareas

Cada día es un apasionante viaje a través del mundo de la vida. Cada destino es un propósito, un objetivo, un punto a alcanzar. Cada mañana, al despertar, planificamos previamente nuestro viaje, identificando estos puntos y el orden en que hemos de alcanzarlos, según su importancia y su urgencia. Una vez definida la ruta, iniciamos el viaje acorde a ese plan. Pero no hemos de olvidar jamás que, cuando se emprende un viaje, no sólo hay que saber hacia dónde vas: también es importante saber dónde estás.

Tomando el símil del viaje, la ruta es la planificación del día, cada punto o destino es una tarea a cumplir, y emprender el viaje hacia ese punto es trabajar en la tarea hasta haberla completado. En todo momento hemos de conocer qué ruta tenemos y en dónde estamos, no sólo para saber qué hemos avanzado y cuánto nos queda para conseguir el objetivo, si no también para replanificar la ruta según surge en el viaje y no perdernos.

Así es, desgraciadamente, como transcurre la vida: llena de improvisaciones y de cambios constantes de circunstancias y propósitos que nos desvían de nuestro destino inicial. Por ello es vital tener nuestra ruta actualizada, y tener muy claro dónde estamos ahora mismo y cuál será nuestro próximo destino. Esta información la registramos a través del estado de las tareas mediante una revisión constante del plan.

Para simplificar la gestión del estado de las tareas, añadiremos en la parte izquierda de la tarea un pequeño cuadrado o un círculo. Los posibles estados a registrar serán los siguientes:

  • Sin empezar: El cuadrado o círculo estará vacío.
  • Siguiente (tarea a realizar): El cuadrado o círculo contiene un punto en su interior.
  • Iniciada (<5% completada): El cuadrado o círculo es atravesado por una línea diagonal que lo divide en dos.
  • Cancelada: El cuadrado o círculo es atravesado por dos líneas diagonales cruzadas, en forma de X.
  • Con avance (>5% y <100% completada): El cuadrado o círculo tiene la mitad coloreado y la otra mitad no.
  • Completada (100% completada): El cuadrado o círculo está completamente coloreado.

Algunos consejos y mejoras:

  • Para concretar un avance más exacto, dividir el cuadrado o círculo en cuatro mitades, coloreando cada cuarto según se avance por tramos: 25%, 50%, 75% y 100%.
  • Cuando una tarea esté completada, tachar (el nombre de) la tarea para destacarla y diferenciarla del resto de tareas.
  • Cuando una tarea esté cancelada, resaltar la tarea con un rotulador marcador (fosforescente), a fin de revisar en el futuro el motivo de su cancelación y ver si es interesante retomar la tarea.
  • Trabajar siempre en una única tarea a la vez.
  • Opcionalmente se pueden tener dos o, como máximo, tres tareas señaladas como “Siguiente”, a fin de anticipar cuál será la siguiente tarea, en el caso de que cambie la importancia o la urgencia.

¿Cómo gestionas el estado de tus tareas? ¿Conoces algún sistema más simple y/o efectivo?

 

 

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