Tabla de Prioridades

Tabla de Prioridades

A la hora de enfrentarnos a nuestro día, la lista de tareas se convierte en el preámbulo de nuestra ruta. En esta lista tenemos definido qué hacer, pero no cuándo hacerlo. Y es que el orden en que hagamos las cosas determinará el éxito de nuestro trabajo.

Priorizar consiste en decidir qué tareas han de realizarse antes o después, estableciendo un orden de ejecución bajo un doble criterio: la importancia y la urgencia.

Recomiendo dejar un pequeño espacio a la izquierda en la lista de tareas (un centímetro es suficiente), a fin de definir la prioridad de cada tarea. En la revisión diaria, antes de empezar la jornada, evaluaremos qué importancia y qué urgencia tiene cada tarea, basándonos en un sistema de puntuación muy simple:

  • 1 = Poco Importante/Urgente
  • 2 = Importante/Urgente
  • 3 = Muy importante/Urgente

En el hueco dejado en la lista, se introduce primero, a la izquierda, la puntuación de la importancia y, después, a la derecha, la puntuación de la urgencia. El resultado es un número de dos dígitos. A la hora de decidir que tarea ejecutar en un momento dado, hay que buscar el valor más alto. Si hay dos o más tareas con el mismo valor, habrá que decidir entonces cuál es más importante y urgente, abordando factores como la dependencia con otras tareas o la fecha de entrega o finalización.

Mi modo particular de definir la prioridad es escribiendo primero el signo de admiración (!) para resaltar y, a continuación, escribo los dos dígitos de la prioridad.

!23 – Tarea 1 (importante y muy urgente)

!32 – Tarea 2 (muy importante y urgente)

!33 – Tarea 3 (muy importante y muy urgente)

Priorizar tareas da orden y control a la lista de tareas, enfocando la ejecución de la tareas en las que son más importantes y urgentes, evitando la procrastinación y la pérdida de tiempo con tareas que no lo merecen.

 

 

¿Conoces otro método de priorización de tareas? ¿Crees que este sistema puede mejorarse sin complicarlo mucho?

 

 

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