¿Qué Hacer?

¿Qué Hacer?

Vivimos inmersos en una sociedad que nos impone diariamente demasiados retos, compromisos y tareas. Sin lugar a dudas, lo más trascendental en esta vida es decidir, en cada momento, qué hacer y qué no hacer. Pero, ¿qué decisión tomar?

A la hora de hacer las cosas, no hay que olvidar que cada cosa toma su tiempo y que no se puede hacer más de una cosa a la vez. Bajo este prisma, hemos de enfocarnos en un tiempo limitado (el disponible hoy), y cómo aprovecharlo de forma eficiente. Para ello, hemos de decidir qué cosas hemos de hacer según su nivel de importancia, y cuándo realizarlas, según su nivel de urgencia.

La importancia se refiere a la necesidad real de que algo esté realizado para la consecución de tus metas. Una tarea es más importante que otra si consideras que su escala de valores es mayor. ¿Cuánto es de necesaria su realización? ¿Hay otras tareas importantes que dependen de la realización de esta tarea? Si no se realizara, ¿qué pasaría?

La urgencia se refiere a la premura con que una tarea ha de estar realizada. Cuanto antes sea requerida su finalización más urgente es, y aún más urgente es si el tiempo necesario para su realización es mayor que el tiempo disponible para realizarla.

Estos dos parámetros se pueden representar en una matriz de dos ejes. El eje horizontal representaría el nivel de urgencia (de izquierda (menos) a derecha (más)), mientras que el eje vertical representaría el nivel de importancia (de abajo (menos) a arriba (más)). Se puede evaluar el nivel de importancia y de urgencia de las cosas, en una escala del 0 al 9, de menos a más. Se puede simplificar esta evaluación en tres niveles (poca, bastante o mucha) o en dos niveles (poca o mucha).

Matriz Importancia-Urgencia

Matriz Importancia-Urgencia

Si se dividen los dos ejes por la mitad, se obtiene un cuadrante que nos facilitará mucho la toma de decisiones. En dicho cuadrante se situarán todas las tareas recopiladas en nuestra lista de cosas por hacer, según su importancia y urgencia.

Matriz Importancia-Urgencia con tareas

Matriz Importancia-Urgencia con tareas

El orden de criterios para tomar las decisiones sería, primero la importancia y después la urgencia. Así pues, se atiende primero las tareas más importantes, y, entre dos tareas de igual importancia, se atiende antes la más urgente. Así pues, las acciones a realizar dependerán de estos criterios, visualizados gráficamente en el cuadrante.

Las acciones a tomar serían las siguientes:

  1. Poco importante y poco urgente (cuadrante inferior izquierda): Desechar.
  2. Poco importante y muy urgente (cuadrante inferior derecha): Delegar.
  3. Muy importante y poco urgente (cuadrante superior izquierda): Demorar.
  4. Muy importante y muy urgente (cuadrante superior derecha): Desarrollar.
Cuadrante Importancia-Urgencia

Cuadrante Importancia-Urgencia

La efectividad de las decisiones que tomemos acerca de qué tareas hacer y cuándo, vendrá dada de la correcta evaluación de la importancia y la urgencia de las mismas, así como de priorizar su realización tomando las tareas del cuadrante desde arriba a hacia abajo, y a la misma altura (importancia), de derecha a izquierda.

En el ejemplo utilizado, el orden de las tareas a realizar sería el siguiente: T1, T4, T2, T7, T3, T5 y T2.

¿Cuál es tu criterio para abordar tareas? ¿Cómo gestionas las prioridades?

 

 

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