Checklist

“Si ya sabes lo que hay que hacer y no lo haces, entonces estás peor que antes”.- Confucio

¿Qué hacer?

La revisión reorganiza y pone al día el inventario de tareas, proporcionando también la planificación de las cosas que hay que hacer. Aquello que esté agendado ha de realizarse en el momento planificado. Las primeras acciones a ejecutar serán las que se encuentren en la lista “Próximo”. Pero, llegado el momento de decidir qué acciones realizar, ¿cómo saber qué acción es la mejor candidata o la más idónea de ejecutar?

David Allen propone un modelo de cuatro criterios para tomar esta decisión:

  1. Situación o contexto. La acción se limita al lugar actual (por ejemplo, oficina o casa) y/o a las herramientas disponibles (por ejemplo, ordenador o teléfono).
  2. Tiempo disponible. Hay que valorar el tiempo disponible y qué acciones se pueden realizar en dicho tiempo.
  3. Energías disponibles. Dependiendo del estado físico o anímico, y de las energías del momento, se podrá optar por una tarea que requiera de más o menos concentración, creatividad o esfuerzo físico.
  4. Prioridad. Si a pesar de los tres criterios anteriores quedan dudas sobre las acciones a realizar, será conveniente discernir cuál de ellas será la más útil o provechosa. La intuición y el propio criterio personal juegan un papel decisivo.

Consejos para mejorar la productividad

Para conseguir ser más eficiente y mejorar la productividad, hay que mantener siempre en la mente que la tarea en curso es siempre lo más importante, por lo que hay que evitar o mitigar, en lo posible, cualquier interrupción o distracción.

He aquí algunos consejos para mejorar la productividad:

  • Cortar el uso de redes sociales y la consulta de páginas web, si es a modo de ocio. Dedicar una acción dedicada y exclusiva a estos menesteres.
  • Cortar todo tipo de notificaciones: emails entrantes, chats, mensajería, etc.
  • Intentar desconectar el teléfono móvil si no se espera algo realmente importante. Se puede dedicar una acción exclusiva para su revisión y gestión.
  • Atender únicamente las llamadas que sean realmente importantes.
  • Procurar que cualquier interrupción sea lo más breve posible, avisando de antemano que ahora se está ocupado en algo importante y urgente, recomendando volver a contactar en otro momento mejor.
  • Crear una acción dedicada y exclusiva para la gestión del email.
  • Para cualquier petición entrante, debe quedar claro que ésta será evaluada y atendida cuando terminemos las tareas en curso.
  • Cualquier petición entrante debe ser lo más breve posible, recopilando ésta en la bandeja de entrada.
  • Si la petición entrante es muy urgente, negociar la prioridad de ésta. Advertir de la importancia de las tareas en curso, informar del impacto y de los riesgos que conlleva el cambio de prioridad. Implicar y comprometer al peticionario para que asuma esa responsabilidad.

La perspectiva de las acciones

Todo tiene un propósito, y para nuestras elecciones tomamos en consideración ese propósito en las circunstancias actuales. David Allen propone un modelo de seis niveles u horizontes para contemplar la perspectiva de nuestras acciones:

  1. Acciones actuales: Lista de acciones a llevar a cabo.
  2. Proyectos actuales: Resultados a corto plazo que se desean alcanzar.
  3. Áreas de responsabilidad: Áreas en las que se quieren alcanzar resultados, y en las cuales tenemos responsabilidades.
  4. Objetivos anuales o bianuales: Todo aquello que se quiere experimentar en el plazo de uno o dos años.
  5. Objetivos de 3 a 5 años: Esta visión pone foco en la carrera a largo plazo, en metas y en circunstancias personales y profesionales, contemplando factores externos, como cambios políticos, económicos, sociales, tendencias, etc.
  6. Vida: Visión general de nuestra vida o de nuestra empresa.

Gracias a la revisión constante podemos contemplar todas las perspectivas, analizar cuándo avanzar en cada nivel, las relaciones existentes entre cada una de estas perspectivas, adaptar las acciones según los factores externos e internos, etc.

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