Revisión en GTD

Para que todo el sistema sea eficiente debe haber una revisión rutinaria y continuada del mismo, a fin de tener el control y saber en todo momento qué tenemos, qué hacer con ello, cuándo gestionar algún cambio o cuándo ejecutar algo.

El objetivo de la revisión es reorganizar y actualizar la información del inventario, preparar las próximas acciones a ejecutar, seleccionar la información útil y desechar la información que ya no es necesaria. La revisión comprueba los elementos de todas las listas, a fin de planificar las cosas por hacer y poner al día el inventario, acorde a las circunstancias actuales. Esta actualización de elementos conlleva un ajuste de sus propiedades (como la prioridad) y el movimiento de elementos de una lista a otra.

Todos los principios de GTD son importantes y fundamentales. Pero la revisión es, sin duda alguna, el principio más determinante.

 

Recomendaciones para una revisión eficiente

Dada la importancia de la revisión, es imprescindible:

  • Disponer de un tiempo dedicado, en exclusiva y sin interrupciones.
  • Disponer de un lugar tranquilo para realizarlo con la máxima concentración.
  • Adquirir el hábito de realizar la revisión con la frecuencia suficiente.

 

La revisión diaria

La revisión diaria comprueba el sistema y prepara el plan de tareas para el día en curso. Esta revisión debe ser la primera acción del día, con las siguientes tareas:

  • Revisión de la agenda, a fin de conocer los compromisos de hoy, obteniendo una composición de las tareas a realizar, la distribución del tiempo y la identificación de parcelas libres para ubicar otras tareas en el día.
  • Revisar las tareas por contexto, a fin de poner foco en el contexto actual.
  • Revisión de la lista de “Próximo”, con el fin de identificar si alguna tarea puede ser atendida hoy. También es posible identificar cambios en otras tareas, las cuales pueden ser reclasificadas y reorganizadas en otras listas.
  • Revisión instantánea de la lista “En espera”, a fin de conocer si alguna tarea delegada va a terminar hoy o en breve.

De forma opcional, se puede realizar otra revisión de verificación diaria al final del día. La primera revisión realiza una preparación o planificación de la actividad de ese día. La segunda revisión serviría para verificar si el plan se ha cumplido, identificar desviaciones, analizar errores y evaluar y valorar los acontecimientos más importantes.

 

La revisión semanal

Al final de la semana es necesario realizar la revisión más importante, cuyos objetivos son los siguientes:

  • Reorganizar y actualizar todas las listas, adaptando éstas a las circunstancias y a los objetivos actuales.
  • Tener al día el inventario, obteniendo una visión clara del mismo y de todas sus tareas. Esto otorga control, aporta despreocupación y alivia el estrés.
  • Revisar y procesar las cosas pendientes, dejando la bandeja de entrada vacía cada semana (regla de oro).
  • Evaluar qué tareas no se han completado esta semana y por qué.
  • Definir los objetivos de la próxima semana, actualizando la agenda al respecto.
  • Revisión y puesta al día de los proyectos, actualizando el avance de los mismos e identificando y preparando las tareas de la semana.
  • Recordar el material de consulta y las tareas de “incubadora” (“Algún día”), evaluando si puede ser necesario y viable arrancar un proyecto al respecto.
  • Limpiar del inventario las tareas redundantes, duplicadas o desestimadas.

 

¿Cuánto tiempo se necesita para revisar?

El tiempo necesario para realizar la revisión dependerá de factores tales como la carga de trabajo, de la cantidad de compromisos, de lo concienzudo que seamos, del caos organizativo o de la complejidad de las tareas.

Una vez implementado GTD, los hábitos adquiridos mejoran la eficiencia y los tiempos empleados en la revisión. En mi caso particular, no suelo necesitar más de 10-15 minutos para la revisión diaria, o de 30-45 minutos para la revisión semanal.

 

Clasificación de las acciones

La clasificación de las acciones define o ajusta las propiedades de cada acción, facilitando así la toma decisiones en diferentes escenarios.

Los criterios de clasificación sugeridos por GTD son los siguientes:

  • Contexto. Define la ubicación o la herramienta en la que la acción se ejecutará: oficina, casa, teléfono, ordenador, email, recados…
  • Urgencia. Las tareas urgentes se superponen al resto, pues adquieren el foco de atención y exigen una finalización lo antes posible. Estas tareas deben permitir renegociar la demora del resto de tareas en curso. El valor de este criterio debería ser: Alta, Media y Baja.
  • Prioridad. El criterio de prioridad dependerá de varios factores como la importancia, el nivel de complejidad o la dependencia con otras tareas importantes. Este valor de criterio debería ser: Alta, Media y Baja.
  • Tiempo estimado de ejecución. Estimar de antemano cuánto tiempo precisan las acciones para su ejecución, permitirá seleccionar la tarea idónea respecto al tiempo disponible o ajustar la planificación.
  • Estimación de esfuerzo físico/mental. Cuando se acomete una acción, ésta requerirá de un tipo y de una cantidad de esfuerzo o de concentración concretos. Estimar esta información facilitará la decisión de qué acción tomar. Para valorar esta estimación, es necesario indicar si el esfuerzo es físico o mental (concentración), y el nivel de esfuerzo necesario: Alto, Medio o Bajo.
NOTA: La clasificación es fundamental para tener la información más concisa y exacta sobre cada una de las acciones de nuestro inventario. Esta información es clave para tomar las decisiones más acertadas de organización y ejecución, lo que se traduce en eficiencia y en productividad.

 

Esquema de la revisión en GTD

 

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