A continuación se expone un ejemplo práctico para entender cómo funcionan los principios de la recopilación, el procesamiento y la organización.

Curso de GTD

Recopilación

A lo largo de un día se han recopilado las siguientes cosas en la bandeja de entrada:

  • Cita con el dentista. 27 de Julio de 2012, a las 18:00 horas.
  • Guía de lugares a visitar en Egipto.
  • Devolver llamada a Carmen.
  • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada.
  • Listas de precios para equipos informáticos.
  • Catálogo de muebles juveniles.
  • Reparación del coche.
  • Preparar informe de Calidad de la semana.
  • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando.
  • Viaje a Londres el 26 de Julio.
  • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto.

Procesamiento

He aquí el ejercicio para procesar la bandeja de entrada:

  • Cita con el dentista. 27 de Julio de 2012, a las 18:00 horas. Es algo que requiere de una acción y está programada para un día y una hora determinados. Irá a la AGENDA.
  • Guía de lugares a visitar en Egipto. Siempre he querido visitar Egipto, pero aún no es el momento. “Tal vez” pueda hacerlo “algún día”. Será un proyecto que se realizará cuando las circunstancias lo favorezcan. Irá a la lista ALGUN DIA.
  • Devolver llamada a Carmen. Esta tarea llevará un tiempo aproximado de dos minutos. Se realizará ahora mismo y se eliminará de la bandeja (Regla de los dos minutos).
  • Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada. Para este año aún no están planificadas las vacaciones. En los próximos 2 meses se tomará la decisión. Mientras tanto se recopilará información y habrá acciones de diversa índole. Así pues, se creará un proyecto llamado “Vacaciones 2012”, y allí se depositará este catálogo.
  • Listas de precios para equipos informáticos. De momento no se necesita renovar los equipos informáticos, pero en cualquier momento puede ocurrir algún imprevisto. Es información sin acción a la vista. Irá a la lista CONSULTA. 
  • Catálogo de muebles juveniles. Mi hija, con 10 años, va creciendo mucho. De 2 a 3 años habrá que cambiar la habitación por una más juvenil y grande. De momento no es urgente ni hay fecha concreta. De momento no es un proyecto, si no una información, por lo que irá a la lista CONSULTA.
  • Reparación del coche. Hoy he dejado el coche en el taller. El mecánico realizará esta tarea (se delega). Así pues, se guardará esta acción en la lista EN ESPERA, con una nota que recuerde quién es la persona que la realiza, en qué fecha se le delegó y para qué fecha se espera tener acabada la tarea.
  • Preparar informe de Calidad de la semana. Esta tarea es del trabajo, y hay que realizarla en los próximos días. Irá a la lista PROXIMO.
  • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando. Esta tarea es de trabajo, y aunque no tiene una fecha concreta, hay que acabarla a lo largo de las próximas dos semanas. Irá a la lista PROXIMO
  • Viaje a Londres el 26 de Julio. Por motivos de trabajo, hay que acudir a Londres para asistir a dos reuniones importantes, extraer información y aportar soluciones para los problemas que tienen los compañeros ingleses. Independientemente de lo que se registre en la AGENDA, esto requiere de la creación de un proyecto llamado “Reuniones Londres 26/07/2012”, el cual conlleva varias acciones:
    • Buscar vuelos.
    • Buscar hotel.
    • Concretar reuniones.
    • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión.
    • Preparar presentaciones.
    • Preparar documentación.
  • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto. En el momento de procesar este recordatorio, Luis ya tenía esta información, por lo que ya no es necesario. Se desecha.

Organización

A la hora de organizar, también se puede clasificar el contexto de cada cosa, a fin de identificar dónde y cómo ejecutar las acciones. Por ejemplo, estando en casa, al revisar las próximas acciones, se buscarán sólo aquellas en este contexto. Si se quiere dedicar el tiempo disponible para realizar o devolver llamadas de teléfono, se buscarán las acciones por dicho contexto.

El inventario de tareas quedará organizado de la siguiente manera:

Sin acción

  • Papelera (desechar)
    • Informar a Luis sobre el estado de su proyecto. [Oficina].
  • Algún día (incubadora)
    • Guía de lugares a visitar en Egipto. [Personal].
  • Consulta
    • Lista de precios para equipos informáticos. [Oficina].
    • Catálogo de muebles juveniles [Casa].

Con acción

  • En Espera
    • Reparación del coche. Talleres Xanadú. Delegado el 12/07/2012. Previsto para 14/07/2012 [Personal].
  • Agenda
    • Cita con el dentista. 27/07/2012 18:00h [Personal].
    • Reuniones Londres. 26/07/2012 [Oficina].
  • Próximo
    • Preparar informe de calidad de la semana. [Oficina].
    • Realizar propuesta de gráfica de realizado/previsión para el cuadro de mando [Oficina].
  • Proyectos
    • Vacaciones 2012 [Personal]. Catálogo y ofertas de hoteles y atracciones para Costa Dorada.
    • Reuniones Londres 26/07/2012 [Oficina].
      • Buscar vuelos.
      • Buscar hotel.
      • Concretar reuniones.
      • Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión.
      • Preparar presentaciones.
      • Preparar documentación.

     

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