El procesamiento da las respuestas para organizar las cosas, clasificadas en dos posibles grupos: sin acción y con acción. Observando el diagrama de flujo del procesamiento, se observan unos procesos coloreados de color negro (ver artículo anterior: Procesamiento en GTD). Dichos procesos conforman el sistema de organización.

GTD Organization

Cosas que no requieren acción

Desechar

Se eliminan aquellas cosas que no requieren de una acción ni sirven como consulta.

Incubadora

Se incuban aquellas cosas que no requieren de una acción inmediata, pero que pueden ser interesantes de realizar en un futuro incierto. Se almacenan en la lista “Algún día”.

Algunos ejemplos podrían ser:

  • Visitar el Museo del Prado.
  • Aprender francés.
  • Construir un estanque para las tortugas.
  • Escanear fotos antiguas.
  • Visitar la bodega de un vino especial.
  • Probar un plato especial.

Consulta

Aquellas cosas que pueden ser útiles en un futuro como información o como material de consulta, se almacenan en una lista llamada “Consulta”. Pueden ser documentos de cualquier tipo y sirven para determinados propósitos. Una buena organización de este material es fundamental para que la búsqueda y el acceso sean rápidos y sencillos. Es recomendable organizar la información:

  • por tema y área en concreto: contratos, facturas, nóminas, catálogos…
  • por archivos de consulta general, donde almacenar información que no pertenezca a una categoría predeterminada: manual de instrucciones, guía de viajes, artículo sobre algo interesante…

Cosas que requieren acción

En Espera

Si requiere acción por parte de terceros, se guarda un recordatorio en la lista “En Espera” con la siguiente información, para llevar a cabo un seguimiento eficiente:

  • Nombre de la persona o entidad a la que se ha delegado su ejecución.
  • Fecha en que se ha delegado.
  • Fecha prevista de finalización (si aplica).
  • Comentarios/Notas (si aplican).

Agenda

Si algo necesita de una acción para una determinada fecha (por ejemplo, la consulta del dentista, una reunión o una cena), se anota y se gestiona en el calendario. Ha de evitarse la lista de tareas diarias. Hay que ceñirse únicamente a citas (fecha y hora concreta), a acciones de un día concreto (fecha sin hora) y a información útil para un día concreto (recordatorios de llamadas o cumpleaños).

Próximas acciones

En la lista “Próximo” se mueven los recordatorios de aquellas cosas que requieren de una acción próxima, a realizar en cuanto sea posible.

Proyectos

Un proyecto es un conjunto de dos o más acciones próximas, a corto/medio plazo, enfocadas a un mismo resultado.

Por ejemplo, un proyecto llamado “Barbacoa”, podría tener las siguientes acciones:

  • Limpiar barbacoa.
  • Comprar comida y bebida.
  • Confirmar asistencias.
  • Adecentar la casa.
  • Cocinar comida.

Se ejecutan acciones hasta obtener el resultado final. En ese momento puede decirse que el proyecto está finalizado, aunque no se hayan ejecutado todas sus acciones.

Uno de los puntos clave de la organización es la lista de proyectos, la cual es un índice simple de los proyectos en curso y por realizar. Dicha lista no requiere de una ordenación ni de una clasificación. La información, el material y las acciones de cada proyecto se almacenan y gestionan por separado, en un archivador dedicado.

Contextos

Un contexto es un método de clasificación que define el escenario o la herramienta en el que se ejecutará la acción.

Los contextos más habituales son:

  • Oficina.
  • Casa.
  • Recados.
  • Ordenador.
  • Teléfono.
  • Email.
  • Ubicación (lugares habituales).
“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es, sobre todo, un trabajo de constancia, de método y de organización”.- J.P. Sergent

¿Se puede mejorar el sistema de organización?

En su libro “Organízate con eficacia”, David Allen transmitió las pautas iniciales de organización, las cuales dan unos resultados magníficos. Lo anteriormente expuesto puede concebirse como las mejores prácticas de organización GTD en general.

A medida que se domine el uso de GTD, es posible identificar la necesidad de implementar alguna mejora personalizada al sistema de organización, en base a casos concretos o a escenarios especiales.

Por ejemplo, un repositorio de tipo “Histórico”, puede ser útil para guardar información de proyectos acabados, así como también de algunas acciones importantes ya completadas. Este archivo es un sistema muy útil para la gestión del conocimiento, una biblioteca donde se puede encontrar y consultar información importante e interesante para afrontar, en el futuro, proyectos similares, o para aprender y mejorar con las experiencias obtenidas. También se puede usar para almacenar información sobre acciones que han sido críticas y que en un futuro se podría rescatar para, por ejemplo, justificar algo o para usarlo de forma estratégica o preventiva.

Sistema de organización, procesamiento y organización

La misión del procesamiento es filtrar la bandeja de entrada, decidiendo qué hacer con lo recopilado. Es decir, de un vistazo, se resuelve qué es cada cosa y dónde debe ir.

La misión de la organización es realizar las tareas oportunas para llevar las cosas a las listas correspondientes, según la resolución del procesamiento.

El sistema de organización es la estructura sobre la cual se rige la decisión del procesamiento y se lleva a cabo la organización de las cosas.

Lee este artículo en inglésLeer este artículo en inglés

Anuncios