En el momento en que se recopilan las cosas, éstas son imprecisas e incompletas, meros bocetos que captaron nuestra atención para su consideración. Más adelante, se procesan las cosas que hay en la bandeja de entrada, recuperando cada cosa, tomando conciencia de qué es realmente, planteando si requiere de alguna acción y decidiendo qué hacer en consecuencia.

El procesamiento implica realizar un filtro para conocer qué se ha recopilado, si es útil y decidir cuándo debe ejecutarse. El objetivo final es tener claro qué tenemos y qué hacer con ello, además de vaciar la bandeja de entrada para nuevas recopilaciones.

 

Consejos preliminares

Para obtener la mayor eficiencia, es recomendable que el procesamiento:

  • sea ágil y rápido. Procesar cada cosa debe llevar unos pocos segundos.
  • aplique la regla de “aquello que sale no vuelve a entrar”. Aquello que se está procesando ha de concluir. Hay que evitar la procrastinación.
  • tome y procese una a una cada cosa depositada en la bandeja de entrada, desde la primera hasta la última.
  • termine con la bandeja de entrada vacía. No debe quedar nada sin procesar.
  • ha de realizarse siempre que se pueda y que sea necesario. Si la bandeja de entrada tiene una o dos cosas, y se sabe que éstas son urgentes, será necesario procesar tan pronto como sea posible. Si la bandeja de entrada se va llenando mucho y se dispone de un momento, se puede procesar la bandeja en dicho momento. Esto lo decidimos nosotros mismos.

 

¿Cómo se procesa?

El procesamiento es básicamente, un método para filtrar y preparar las cosas que hay en la bandeja de la entrada. Para llevar a cabo este filtro es preciso extraer una cosa cada vez de la bandeja, analizarla y decidir qué hacer con ella, de forma sistemática. Esta valoración se obtiene llevando a cabo un flujo de preguntas que permitirán evaluar y decidir qué hacer a continuación.

 

¿Qué es?

A veces, saber qué es lo que se ha recopilado no es tan obvio. Es necesario saber qué es exactamente cada cosa para a valorar su importancia y si requiere de alguna acción.

 

¿Necesita acción?

Si no necesita acción:

  • ¿Es posible que necesite una acción en un futuro? Irá a la lista “Algún día”.
  • ¿Es posible que sirva como información útil en un futuro? A la lista “Consulta”.
  • Si la respuesta a las dos preguntas anteriores es NO, entonces desechar.

Si necesita acción, preguntarse “¿cuál es la siguiente acción?”:

  • ¿Se puede hacer en aproximadamente dos minutos? ¡Hacerla inmediatamente! (Regla de los dos minutos). Hay que evitar acumular estas microtareas “infinitamente”, así como también la procrastinación y la desorganización.
  • ¿Somos la persona adecuada para hacerlo? Si no es así, delegarlo a la persona correspondiente. Irá a la lista “En espera” para su seguimiento.
  • Si la respuesta a las dos preguntas anteriores es NO, posponer la tarea guardándola en la lista “Próximo”.

GTD Flow process

 

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