La recopilación

La recopilación

“El tiempo que una persona tiene algo en la cabeza y la cantidad de cosas que hace al respecto son factores inversamente proporcionales”.- David Allen

 

“La memoria es la inteligencia de los tontos”.- Albert Einstein

 

“Nunca guardes en la cabeza algo que te quepa en un bolsillo”.- Albert Einstein

 

La recopilación constituye la base sobre la cual se asentará el resto del método. Básicamente, consiste en capturar las cosas que surgen (y de las que será necesario ocuparse después), a través de notas o recordatorios, y guardarlo en un lugar común, accesible y confiable, llamado bandeja de entrada.

La mente es un instrumento poderoso, pero tiene sus limitaciones, siendo la principal de ellas la falta de capacidad multitarea real. Por muchas cosas simultáneas que intente procesar la mente, el cansancio, los cambios, el ritmo, la espontaneidad, la incertidumbre… afectará seriamente a la concentración, a la capacidad de recordar, de pensar en los problemas y en las cosas que hay que realizar.

 

Claves para la recopilación

Las claves para que una recopilación sea eficaz y eficiente son las siguientes:

  • Recopilar en el momento que surge algo.
  • Las cosas han de estar en la bandeja: siempre fuera de la cabeza.
  • Tener el mínimo de bandejas necesarias.
  • Vaciar regularmente las bandejas de entrada.

 

El sentido de la recopilación es hacerla siempre en el mismo momento en que surge algo. Hay que adquirir este hábito, o de lo contrario, la recopilación será ineficaz.

No hay que confiar en la memoria, ni demorar la recopilación para otro momento. ¿Cuántas veces ha pasado que, estando embarcados en una tarea, surge una cosa, y con la confianza de que la tarea en curso está a punto de acabar lo haremos justo después, pero llega ese momento y se nos ha olvidado qué cosa había que recopilar?

NOTA: Se utilizan los términos “cosa” o “algo”, pues en el momento de la recopilación, todo lo que surge no tiene una forma concreta.

 

¿Cuántas bandejas de entrada?

La recopilación puede hacer uso de una o de varias bandejas de entrada. Es recomendable tener al menos una bandeja de entrada en cada escenario o situación (por ejemplo: en la oficina, en casa, una específica para llamadas de teléfono o una para atender recados). La mejor recomendación es tener el número mínimo de bandejas de entrada, siempre a mano, utilizando el sentido común.

Gracias a las nuevas tecnologías, se puede confiar todo a una única bandeja de entrada compartida a través de una aplicación en la nube, accesible desde un smartphone, desde un ordenador personal o desde una tableta.

 

Herramientas para la bandeja de entrada

La bandeja de entrada puede ser la clásica bandeja de plástico, una caja, un archivador, una carpeta, un bloc de notas o una aplicación para el ordenador.

En mi caso particular utilizo las siguientes herramientas:

  • Un bloc de notas.
  • Una aplicación de correo electrónico. Utilizo una bandeja de entrada para mi correo profesional y otra para mi correo personal.
  • Una aplicación web en la nube para sincronizar todas las notas en el smartphone, en el ordenador y en la tableta, desde cualquier navegador Web, en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

El proceso de la recopilación

Cómo recopilar

La recopilación ha de poder realizarse en cualquier lugar y en cualquier momento. Por este motivo, la bandeja de entrada debe estar siempre al alcance y disponible.

Cuando surge algo nuevo que pueda ser una información o una acción importante, se anota un recordatorio, se deposita en la bandeja de entrada, se saca ese algo inmediatamente de la cabeza y seguimos ocupándonos de lo que estábamos haciendo en ese momento. Hay que olvidarse de clasificar, categorizar, dar prioridad o urgencia a ese algo. Eso se realizará más tarde. Lo importante es continuar con la tarea en curso, sin perder tiempo, ni la concentración ni las energías. Ya nos preocuparemos de los recordatorios y de las tareas relacionadas cuando llegue el momento.

Una bandeja de entrada clásica o un cajón permitirá volcar documentos físicos: notas, facturas, pedidos, catálogos, objetos, etc.

Llevar encima un bloc de notas permitirá anotar una idea, una llamada, un recordatorio, un dato de una reunión o cualquier otra cosa. Más tarde, al llegar a la mesa, las notas se arrancan del bloc y se depositan en la bandeja de entrada.

La alta tecnología permite recopilar las cosas en aplicaciones en la nube, accesibles las 24 horas del día, desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo y desde cualquier plataforma. El smartphone suele estar presente en cualquier parte, aunque en la mesa de trabajo es más idóneo utilizar el ordenador, pues el teclado es más cómodo, más rápido, y el tiempo de interrupción para recopilar se reduce notablemente.

IMPORTANTE: Para que la recopilación funcione realmente y sea efectiva, hay que adquirir el hábito de recopilar siempre. Esta es la parte más difícil, pero, una vez implantado este hábito, el proceso de recopilación se realizará de forma natural.

 

Qué recopilar

Se puede recopilar cualquier cosa que requiera de una atención postergable. Qué recopilar dependerá de lo que se identifique y que permita recordar qué hacer con ello. Lo más básico es guardar una breve nota que haga referencia a ese algo. Ha de ser breve para invertir el menor tiempo posible en la recopilación, y evitar interrupciones dilatadas de las tareas en curso. Además de breve, la nota ha de ser concisa, para que no dé lugar a dudas, incoherencias o lagunas de memoria en su recuperación.

Si requiere de más información que consultar, se puede añadir una referencia para encontrar dicha información: una URL, el título de un libro, un artículo, etc.

Se puede recopilar un documento, como una factura (para pagar), una receta médica (para pasar por la farmacia y comprarla), un catálogo (para realizar una compra), un informe, etc. Se puede recopilar también un objeto físico, como, por ejemplo, un tubo de pasta dentífrica vacía para recordar que hay comprar más. O una tarjeta de visita, para recordar que hay que actualizar la agenda o para hacer una llamada telefónica.

Gracias a las herramientas tecnológicas, es posible también recopilar correos electrónicos, URLs (direcciones web), páginas web completas, notas de voz, documentos electrónicos (como documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones), fotografías, vídeos, etc. Gracias al smartphone es posible también capturar una fotografía mediante la cámara, y realizar alguna anotación.

 

¿Hay que distinguir cosas de casa y de oficina en la recopilación?

Es muy común preguntarse si ha de usarse la misma bandeja de entrada para guardar las cosas de casa y del trabajo, o si hay que usar una diferente.

La recopilación es una tarea espontánea. No se puede predecir ni cuándo ni dónde ni el qué. Por tanto, es mejor utilizar la bandeja que se tenga a mano en ese momento.

¿Tenemos en casa un cesto para la ropa blanca, otro para la ropa de color, y otro para la ropa delicada? No. Se guarda todo en el mismo cesto, sin preocuparnos del tipo de ropa. Más adelante, al hacer la colada, se seleccionará la ropa que se va a lavar.

De forma similar, cuando se procesen las cosas de la bandeja de entrada, identificaremos qué es y dónde debe ir cada cosa. En la fase de organización se llevará cada cosa al lugar correspondiente.

“Mi memoria es magnífica para olvidar”.- Robert Louise Stevenson

 

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