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La organización en GTD

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El procesamiento da las respuestas para organizar las cosas, clasificadas en dos posibles grupos: sin acción y con acción. Observando el diagrama de flujo del procesamiento, se observan unos procesos coloreados de color negro (ver artículo anterior: Procesamiento en GTD). Dichos procesos conforman el sistema de organización.

GTD Organization
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El procesamiento en GTD

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En el momento en que se recopilan las cosas, éstas son imprecisas e incompletas, meros bocetos que captaron nuestra atención para su consideración. Más adelante, se procesan las cosas que hay en la bandeja de entrada, recuperando cada cosa, tomando conciencia de qué es realmente, planteando si requiere de alguna acción y decidiendo qué hacer en consecuencia.

El procesamiento implica realizar un filtro para conocer qué se ha recopilado, si es útil y decidir cuándo debe ejecutarse. El objetivo final es tener claro qué tenemos y qué hacer con ello, además de vaciar la bandeja de entrada para nuevas recopilaciones.

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Gestión de tareas con kanban2go

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Lista de tareas

En todo sistema de organización de tareas, la lista de tareas es la herramienta clave para trabajar en el día a día. Esta lista es generada por la revisión de tareas, la cual establece qué tareas van a incorporarse a la lista, sus prioridades y el compromiso de las mismas (fecha límite).

La lista de tareas no es sólo un plan de trabajo, si no también el elemento más vivo del sistema de organización, pues debe reflejar a cada momento la foto actual del trabajo. La naturaleza de esta lista es muy dinámica, por lo que debe actualizarse constantemente, debido a la finalización de las tareas o a cambios o a imprevistos, tales como la incorporación de tareas urgentes, cambios de prioridades, paralización de tareas por dependencias o riesgos no contemplados, etc.
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Esquema de la motivación según el contexto

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Esquema de la motivación según el contexto

Autor: Pedro Amador

 

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La recopilación en GTD

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La recopilación

La recopilación

“El tiempo que una persona tiene algo en la cabeza y la cantidad de cosas que hace al respecto son factores inversamente proporcionales”.- David Allen

 

“La memoria es la inteligencia de los tontos”.- Albert Einstein

 

“Nunca guardes en la cabeza algo que te quepa en un bolsillo”.- Albert Einstein

 

La recopilación constituye la base sobre la cual se asentará el resto del método. Básicamente, consiste en capturar las cosas que surgen (y de las que será necesario ocuparse después), a través de notas o recordatorios, y guardarlo en un lugar común, accesible y confiable, llamado bandeja de entrada.

La mente es un instrumento poderoso, pero tiene sus limitaciones, siendo la principal de ellas la falta de capacidad multitarea real. Por muchas cosas simultáneas que intente procesar la mente, el cansancio, los cambios, el ritmo, la espontaneidad, la incertidumbre… afectará seriamente a la concentración, a la capacidad de recordar, de pensar en los problemas y en las cosas que hay que realizar.

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