Introducción a GTD

Un mundo de ineficiencia y de caos

“El caos siempre derrota al orden porque está mejor organizado”.- Terry Pratchett

 

Vivimos en un mundo sobresaturado de información y de tareas, especialmente en un momento en el que la crisis mundial financiera nos pone a prueba frente a una competencia inmisericorde, y ante proveedores y clientes de exigencias ilimitadas.

Día a día acumulamos correos, llamadas, pedidos, notas, tareas, compromisos… A cada momento cambia la prioridad, la urgencia o la importancia. Se mezcla lo laboral con lo personal. Las planificaciones se vuelven ineficientes e inservibles. Se terminan ejecutando las tareas por reacción, según se requiera o según sea la prioridad en ese momento, sin una visión clara del objetivo ni de lo que queda por hacer, con la sensación de no saber qué se está haciendo ni por qué se hace.

Se tiende inexorablemente al caos, trabajando exhaustivamente en medio de una densa niebla que ofusca la imagen real de nuestro trabajo, sin sentir apenas avance, sintiendo únicamente que el resultado no justifica ni premia los esfuerzos.

En la escuela enseñan literatura, matemáticas, ciencias y otras disciplinas, pero no se plantean enseñar algunas facultades complementarias y necesarias, como técnicas de organización personal, las cuales ayudan a rendir mejor y más eficientemente en cualquier ámbito, incluido el de los estudios, el profesional y el personal.

Habitualmente, aprendemos a organizarnos de forma reactiva y por instinto, ante las circunstancias que surgen. A base de ensayo y error, creamos nuestro propio sistema de organización para que afecte lo menos posible a nuestro mundo, no para mejorarlo.

A lo largo de los últimos tiempos, la organización personal ha sido objeto de investigación y de constante mejora. El beneficio de aplicar un sistema de organización personal es inestimable, y los resultados mejoran sustancialmente nuestra productividad y la calidad de todo cuanto pensamos y hacemos.

¿Cómo mejorar la organización y la productividad?

Existen multitud de técnicas y de recomendaciones que expertos en organización y en productividad enseñan, escriben y publican. La mayor parte de estas técnicas vienen a ser trucos que funcionan bastante bien para casos concretos, tales como la gestión del correo electrónico o la eficiencia en las reuniones. Sin embargo es necesario un método de organización genérico que se pueda aplicar de forma general, en cualquier contexto o situación, y cuya eficacia esté sobradamente demostrada. Adicionalmente, aplicar técnicas concretas ayuda a incrementar y mejorar aún más nuestra organización y nuestra productividad.

GTD (Getting Things Done (o Tener las Cosas Hechas)), creado por David Allen, es un método de organización sencillo y eficiente, utilizado diariamente por millones de personas de todo el mundo, en todo tipo de situaciones y circunstancias.

¿En qué consiste GTD?

Una de las principales premisas de GTD consiste en liberar la mente de todo aquello que hay que recordar, delegando la memoria a un “cajón para todo”. Liberando a la mente de la tarea de recordar permite poner más foco en la ejecución de las acciones. Pero GTD va mucho más allá del mero hecho de apuntar algo para que no olvidarlo. GTD se enfoca también en cómo organizar, planificar y realizar las cosas, de tomar el control de nuestra vida, de decidir cuándo y cómo han de acometerse los proyectos, de planificar el día y la semana, de decidir qué tareas son las mejores candidatas a ejecutarse en un momento dado.

Principios básicos de GTD

Los principios básicos de GTD son los siguientes:

  • Recopilar: Captura todas las cosas que van surgiendo y que necesiten una atención posterior, depositando recordatorios en una bandeja de entrada llamada también inbox, canasto o cesto. Se libera la mente para que se centre en lo que hay que hacer, no en lo que hay que recordar.
  • Procesar: Analiza cada una de las cosas que hay en la bandeja de entrada, decidiendo qué hacer con ellas.
  • Organizar: Clasifica en listas las cosas que se han procesado, a fin de llevar un seguimiento de las mismas. La organización propone cuándo acometer las tareas de la manera más eficiente, según nuestro criterio en ese momento.
  • Revisar: Es el principio más importante de todos. Comprueba las listas con frecuencia, para reorganizar las mismas de acuerdo a las circunstancias y a las necesidades de ese momento, eliminando de las listas las tareas concluidas.
  • Hacer: Ejecuta las tareas.

La regla de los dos minutos

En el momento de procesar la bandeja de entrada, si se identifica una tarea que se pueda ejecutar en un tiempo aproximado de dos minutos, EJECUTARLA INMEDIATAMENTE. No hay que esperar un momento mejor.

La regla de oro

Para asegurar que las cosas se realizan y que la organización y la productividad están alineadas con GTD, la regla de oro es la siguiente: la bandeja de entrada ha de revisarse y estar vacía, al menos, una vez a la semana. Con ello se prepara la bandeja de entrada para la siguiente semana, y se evita la dejadez y el desorden.

Ventajas de GTD

  • Mejora de la organización personal.
  • Control, dominio, seguridad y confiabilidad. En todo momento se sabe que todo está en su sitio.
  • Eliminación del estrés y de la ansiedad.
  • La eliminación de preocupaciones se puede aprovechar para crear nuevos proyectos, e imaginar y acometer nuevos sueños.
  • No hay imposiciones. Se es libre de hacer lo que se cree que ha de hacerse según nuestro criterio e intuición.
  • Visión a corto, medio y largo plazo.
  • Mejora de la productividad.
  • Eficiencia en general.

 

Lee este artículo en inglésLeer este artículo en inglés

Anuncios